"Vi använder AI-receptionisten efter ett visst antal signaler, men också under lunch, utanför öppettider och som extra avlastning. På så sätt får kunden hjälp även när vi inte själva kan svara.”
Miia Grasten
Customer Service på Smartphoto
Om Smartphoto
Smartphoto är en av Europas ledande aktörer inom personliga fotoprodukter, allt från fotoböcker och kalendrar till canvas och inredning. Med kunder i flera länder är tillgänglighet och smidiga kundkontakter helt avgörande. Därför blev Telavox en naturlig partner för deras telefoni och växellösningar – och nu även med AI-receptionisten som ny kollega.
Flexibilitet från dag ett
Smartphoto började använda Telavox redan 2015, i en tid då de flesta medarbetare satt på kontor. Med Telavox lösning blev det plötsligt möjligt att arbeta hemifrån, en fördel som blev ovärderlig senare, speciellt under pandemin.
”Den största skillnaden är att vi idag kan jobba hemifrån och att alla kan besvara samma inkommande samtal. Tidigare gick samtalen i en slinga, där det endast ringde hos en person i taget”, säger Miia Grasten, Customer Service på Smartphoto.
Idag används Telavox växelfunktioner dagligen av Smartphotos kundtjänst i Sverige, Finland, Norge och Danmark samt för marknads- och ekonomiavdelningens personal.
När AI blir en extra kollega
Under 2025 började Smartphoto testa Telavox AI-receptionist i Sverige. Tanken var enkel: avlasta kundservice, förbättra tillgängligheten och ge kunder snabbare svar.
”Vi använder AI-receptionisten efter ett visst antal signaler, men också under lunch, utanför öppettider och som extra avlastning. På så sätt får kunden hjälp även när vi inte själva kan svara”, berättar Miia.
En av de största fördelarna är att AI:n kan ge svar på enkla frågor om exempelvis produkter, leveranser och öppettider, särskilt viktigt när kunder inte lyckas navigera på hemsidan.
”Många kunder vill ha snabba svar och alla har inte möjlighet att hitta rätt information själva. Vissa föredrar att höra ett svar istället för att läsa det, exempelvis för våra äldre kunder. Där är AI en stor hjälp”, säger Miia Grasten.
Enkel start tack vare nära samarbete
För Miia och teamet blev införandet av Telavox AI-receptionist enkelt.
”Jag fick eminent hjälp av Telavox personal. Jag skickade in de behov jag såg och fick stöd hela vägen. Det var lätt att förstå och inga konstigheter. Dessutom är det enkelt för medarbetarna att göra ändringar tack vare tydliga instruktioner,” berättar hon.
Hon beskriver samarbetet med Telavox team som nära och lösningsorienterat:
”Jag har bara behövt mejla in och så har Telavox personal fixat det direkt. Supporten har varit tålmodig och verkligen förstått våra behov.”
Första resultaten – och framtidsplaner
Projektet är fortfarande i testfas, men Smartphoto ser stor potential.
”Hittills har vi inte hunnit utvärdera allt, men AI:n avlastar redan och jag är väldigt positiv. Efter julens högsäsong ska vi utvärdera och besluta om vi ska implementera lösningen även för våra andra nordiska länder”, säger Miia Grasten.
Smartphoto ser också stora möjligheter framåt. En sak att utforska är att integrera AI-receptionisten ännu mer med företagets system, till exempel för att kunna ge kunder uppdateringar om leveransstatus. På så sätt kan kundupplevelsen bli ännu smidigare – och AI:n en ännu mer självklar del av kundresan.
Rekommendationen
För Miia är valet självklart:
”Jag rekommenderar gärna Telavox. De erbjuder ett stort urval av tjänster till marknadsmässiga priser och har en support som verkligen gör skillnad.”
