Ett digitalt lyft för medarbetare, IT och kundservice

Om Respecta Oy

I över 25 år har Respecta Oy varit en pålitlig aktör inom hjälpmedel i Finland. Som en del av den globala Ottobock-koncernen har företaget sitt huvudkontor i Helsingfors och finns representerat på 14 orter runt om i landet, med cirka 160 anställda. 

Från krångligt till enkelt

För ett par år sedan insåg Respecta Oy att deras kommunikationssystem inte alltid var lika effektiva som deras tjänster. Därför inledde Matti Mäkelä, utvecklingschef på Respecta Oy att undersöka alternativen på marknaden.

“Tidigare hade vi ett ganska spretigt upplägg gällande vår telefoni. Mobiltelefonerna kördes via ett system, röstmeddelanden och sms via ett annat, och kundtjänsten hade sin egen växel. Vi använde minst tre till fyra olika plattformar, vilket var krångligt både för administrationen och IT.” berättar Matti. 

Det splittrade systemet ledde till ineffektivitet i det dagliga arbetet. Även enkla uppgifter som att uppdatera en röstbrevlåda eller ändra i samtalsköer krävde onödigt mycket manuellt arbete.

En enhetlig lösning med Telavox

Nyligen valde Respecta Oy att samla all sin kommunikation i en och samma plattform, och valet föll på Telavox. Redan från början imponerade Telavox med sin enkelhet och sina integrationsmöjligheter.

“Vi tittade på flera leverantörer, men Telavox var det smidigaste alternativet. Det stod klart direkt att det här skulle förenkla vår verksamhet.” säger Matti Mäkelä, utvecklingschef på Respecta Oy. 

Med Telavox kan de nu kombinerar desktop- och mobilapp som ger medarbetarna en större flexibilitet i hur de väljer att hantera sina samtal. För personal med nära kundrelationer innebar det att de nu kan ta samtal direkt via datorn samtidigt som de har tillgång till relevant dokumentation och system – något som är helt nytt för organisationen.

“Våra medarbetare kan nu växla fritt mellan dator och mobil, vilket har varit en stor förbättring. Det har gjort deras arbetsflöde betydligt smidigare.” förklarar Matti.

Smidig övergång och snabb effekt

Införandet av Telavox lösning gick smidigt med minimala störningar. Majoriteten av medarbetarna anpassade sig snabbt till det nya gränssnittet, och IT-avdelningen uppskattade den enkla installationen.

“Nu har vi alla våra tjänster samlade på ett ställe. Från ett administrativt perspektiv är det en enorm förbättring. Att hantera användare, justera växelfunktioner och lägga till nya nummer är mycket enklare idag!” säger Matti.

För egen del använder Matti både softphone-appen för samtal och administrationsportalen för att hantera användare och samtalsköer. “Det är väldigt intuitivt och sparar mig massor av tid,” säger han.

En annan viktig förbättring är hur undantag och oväntade situationer nu enkelt kan hanteras. 

“Om alla i en samtalskö är otillgängliga är det numera enkelt att lösa. Tidigare var det riktigt omständligt”, tillägger Matti.

Uppnådda resultat för Respecta Oy

Övergången till Telavox har gett flera tydliga fördelar för Respecta Oy:

• Tidsbesparingar: IT-resurser har frigjorts och den administrativa bördan har minskat.
  
• Kostnadseffektivitet: Färre leverantörer innebär lägre kostnader.
  
• Bättre användarupplevelse: Medarbetare har nu möjlighet att ta samtal via både dator och mobil, vilket ökar flexibiliteten och produktiviteten.
• Samtalsstatistik medför nya insikter: Med integrerade rapport- och analysverktyg har cheferna nu bättre insyn i kundtjänstens arbete – i realtid.

“Cheferna behöver inte längre gå via oss på IT för att få fram rapporter, vilket är en enorm fördel” säger Matti.

Med blicken framåt

Respecta Oy ser fram emot att fortsätta utveckla sin kommunikationslösning med Telavox. Just nu pågår arbete med att integrera systemet med både Salesforce och Microsoft Teams – något som väntas ge ännu bättre samarbete och effektivitet.

“När vi får igång integrationerna kommer det lyfta verksamheten ytterligare”, säger Matti.

Företaget tittar även på nya funktioner som AI-baserad transkribering för att ytterligare förbättra kundupplevelsen.

“Vi strävar alltid efter att ligga steget före”, säger han.

När Matti får frågan om han skulle rekommendera Telavox, svarar han utan tvekan:

“Absolut. Det är enkelt, intuitivt och kräver knappt någon utbildning. Telavox har verkligen förenklat vår kommunikation och låter oss fokusera på det viktigaste – att hjälpa våra kunder.”

Respecta Oy:s resa med Telavox visar vilken skillnad en modern och sammanhållen kommunikationslösning kan göra. Genom att minska komplexiteten, spara tid och öka flexibiliteten har Telavox tagit företagets telefoni till en helt ny nivå.