AI-receptionisten tar bokningar, medan personalen tar hand om gästerna

Mando Steakhouse är en ikonisk kultkrog i hjärtat av Malmö, där det har serverats grillad biff på Skomakaregatan 4 sedan 1966. Med sin kopparklädda inredning, specialdesignade möbler och den berömda mandoplankan är Mando en självklar institution i stan – en plats där både turister och stammisar återvänder för en klassisk planka i en unik miljö.

Telefonen ringde hela tiden

På Mando var telefonen länge lite av en stressfaktor. Servisen ville vara ute i matsalen, ta hand om gästerna och skapa den där härliga stämningen – men samtidigt ringde det oavbrutet med bordsbokningar, frågor om öppettider, eller om hur fullt det var i restaurangen. Det var svårt att hinna med allt, och många samtal missades helt enkelt.

“Man vill ju vara närvarande för gästerna som är här, men man hör ju telefonen ringa och vet att någon inte får svar.” säger Ulf Nordvall, restaurangchef på Mando Steakhouse.

Utöver det tog administrationen mycket tid: mejl som skulle läsas och besvaras, bokningar som behövde bekräftas manuellt och samma typer av frågor som dök upp om och om igen.

Telavox AI-receptionist kopplad till Caspeco

När Mando hörde talas om Telavox AI-receptionist var inställningen nyfiket avvaktande. Men redan efter första genomgången kändes det som rätt lösning. I dag svarar AI-receptionisten på Mandos huvudnummer, hjälper gäster att boka bord, tar de vanligaste frågorna och lägger bokningarna direkt i Caspecos bokningssystem.

För Ulf var kopplingen till Caspeco helt central, efter många år i systemet: han ville ha allt samlat på ett ställe och slippa krångla med flera olika lösningar.

“Att AI-bokningen går rakt in i Caspeco gör att allt bara flyter och vi har full koll på läget utan att sitta och knacka in bokningarna själva”, säger han.

Telefonen har tystnat, fast på rätt sätt

Skillnaden i vardagen har märkts direkt. Telefonen ringer igenom allt mer sällan, det gör att servisen kan fokusera på gästerna i matsalen, och de samtal som väl släpps igenom upplevs som viktigare att ta. Känslan av att “stå med full restaurang och höra telefonen ringa utan att kunna svara” har i stort sett försvunnit.

“Att slippa att det ringer hela tiden, det är jätteskönt. Det gör att vi får en bättre ro när vi jobbar. Som igår hade vi ett samtal in på hela dagen jämfört med att det ringer för jämnan”, säger Ulf.

Tillgänglig för gästerna, dygnet runt

En extra bonus är att AI-receptionisten svarar även när ingen är på plats, till exempel runt midnatt när många börjar planera nästa dags middag. I stället för att samtalet fastnar i en röstbrevlåda kan gästerna boka direkt där och då.

“Jag ser ofta att det trillar in bokningar runt tolv, ett på natten. Folk sitter hemma, blir hungriga och börjar planera. Nu kan vi ta emot dem även då”, säger Ulf. “Det är underbart att komma in på morgonen och se att bokningarna har rasslat till under natten”.

En vanlig oro när man inför ny teknik är hur äldre gäster ska reagera. På Mando har de tvärtom sett att även 70–80-åringar gärna använder AI-receptionisten, just för att de fortfarande får ringa till restaurangen, precis som de är vana vid.

“Det roliga är att AI-receptionisten tar alla bokningar, i hela åldersspannet, och att även den äldre generationen vågar boka. Det gör det till ett fantastiskt verktyg att ha för en restaurang.” säger Ulf.

Nästa steg blir ännu mer kontroll och finlir

Framåt ser Mando fram emot att följa statistik, se vilka frågor AI:n får, justera svar och lägga till information för att veta vad kunderna frågar efter. Målet är enkelt: att AI:n hela tiden ska bli smartare och mer träffsäker, så att gästerna får ännu bättre svar och personalen kan lägga ännu mer tid på det de gör bäst: att ta hand om alla som kliver in genom dörren.

“De få gångerna som samtalet kopplas fram till mig, kan jag få frågan ‘Är du en riktig människa?’ Det är lite kul, då vet vi att AI-receptionisten gör ett bra jobb när de inte hör skillnad.” säger Ulf med ett stort leende.

Läs mer om vår AI-receptionist