”Den stora fördelen är att AI-receptionisten kan omboka och avboka dygnet runt och även när vi inte är på plats. Det gör att patienterna får snabbare svar och vi tappar färre patienter.”
Matilda Rosén
Verksamhetschef, Nacka Forum Rehab
Nacka Forum Rehab är en del av Joint Academy, en vårdkedja som kombinerar digital- och fysisk rehab. För att förbättra kundservicen och tillgängligheten för sina patienter, har Joint Academy valt att automatisera sin telefoni med Telavox AI-receptionist, som i sin tur är kopplad till journalsystemet Webdoc.
Ett behov av förstärkning, utan heltidsanställning
När Nacka Forum Rehab öppnade sin klinik anställdes en deltidsanställd som skötte telefonen några timmar i veckan, och övrig tid fick terapeuterna själva bevaka mejl, röstbrevlåda och av- och ombokningar. Måndagsmorgnar kunde börja med 30–40 röstmeddelanden som behövde hanteras innan veckans schema var under kontroll.
Det gjorde att värdefull behandlingstid gick åt till administration, samtidigt som risken att patienter tappades bort ökade när man inte lyckades återkoppla snabbt nog.
”Tidigare hände det ofta att patienter ringde och kom till röstbrevlådan. När vi ringde tillbaka en eller två dagar senare fick vi ibland inte tag på dem. Med AI‑receptionisten får patienten hjälp direkt istället, och då minskar risken att vi tappar bort dem på vägen.” säger Matilda Rosén, verksamhetschef, Nacka Forum Rehab
AI-receptionist integrerad med Webdoc
Joint Academy valde Telavox AI-receptionist för att skapa en tillgänglig, skalbar och patientvänlig kundservice till kliniken dygnet runt även via telefon. Fördelen med att kunna koppla ihop AI:n direkt till kalendern i Webdoc, har gjort att patienterna kan boka, omboka och avboka tider utan att komma i direkt kontakt med personalen.
”Den stora fördelen är att AI-receptionisten kan omboka och avboka dygnet runt och även på helgerna när vi inte är på plats. Det gör att patienterna får snabbare svar och vi tappar färre patienter.” säger Matilda.
AI-receptionisten svarar på frågor, och gör att patienterna snabbt får svar utan att behöva vänta på en fördröjning av att bli uppringda. Att dessutom kunna erbjuda service på kvällar och helger, gör det till en uppgradering för tillgängligheten. Där man tidigare behövde avsätta terapeuttid för att hantera inkommande samtal, sköts nu merparten av av- och ombokningar av AI-receptionisten.
Blir bättre och bättre för varje dag
Att våga testa nya tekniska lösningar för att underlätta vardagen för sina patienter är inte första gången för Joint Academy som erbjuder rehab digitalt via sin app. På kliniken har Matilda fått övervägande postiv respons kring AI-receptionisten. Många uttrycker förvåning över hur väl AI:n fungerar.
”Vi har fått många kommentarer som ’Gud, den här är helt otrolig, vad duktig den är’. Samtidigt finns det alltid några som säger ’Jag vill prata med en människa’ – och det kommer vi nog inte ifrån. Men då har vi ju fortfarande alternativet att de kan välja att bli uppringda när vi har personal på plats.” säger Matilda.
Trots behovet av finslipningar längs vägen är Matilda Roséns upplevelse tydligt positiv. Att våga testa en AI-receptionist menar Matilda har inneburit två saker:
- Det har underlättat för personalen och frigjort mer tid för patienterna
- Vi har minskat vårt patientbortfall genom att patienten enklare får kontakt – speciellt när det handlar om att boka, omboka och avboka, dygnet runt
“Det som överraskat mig mest är hur duktig den är och att den faktiskt lär sig över tid. Det är förvånande att den funkar så bra som den gör.” säger Matilda.
Läs mer om vår AI-receptionist